鍵の持出管理アプリで実現する不動産業務の自動化事例

佐賀市や久留米市など地域の不動産事業者様の中には、鍵の持ち出し管理を紙の台帳やホワイトボードで行っており、「誰が今どの鍵を持っているのか分からない」「紛失した際に追跡できない」といった課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

こうしたアナログな管理は、担当者の負担になるだけでなく、内見の予約調整やスタッフ間の連絡にも余計な手間を生みがちです。今回は、株式会社ソロンのAI事業部が自社の不動産事業部のために開発した、鍵持出管理Webアプリの実績をご紹介します。

800件以上の物件を対象にした鍵持出管理アプリを自社開発

今回ご紹介するのは、株式会社ソロンの不動産事業部が管理する800件以上の物件を対象に、AI事業部が開発した社内向けのWebアプリです。これは外部のお客様からの受託開発ではなく、自社の業務改善のために自社で企画・開発した事例になります。

スマートフォンからその場で鍵の持ち出し・返却を記録できる仕組みになっており、物件データベースであるKintoneと連携することで、誰がいつ鍵を持ち出したのかをリアルタイムに反映できるようになっています。

内見予約や地図表示まで一つのアプリで完結する工夫

このアプリの特徴は、鍵の持出管理だけにとどまらない点です。内見の予約管理機能を備えており、予約が入った際にはスタッフへ通知メールが自動で送られる仕組みになっています。

さらに物件の地図表示にも対応しているため、担当者が現地に向かう際にも役立つ設計です。鍵の管理・予約調整・連絡・地図確認といった一連の業務が、一つのアプリの中で完結するように工夫されています。

リアルタイムな可視化がもたらす業務改善の効果

このアプリの導入により、鍵の持ち出し状況をリアルタイムに可視化できるようになりました。最後に誰が持ち出したかという記録が残るため、鍵の所在確認や紛失時の追跡がしやすくなっています。

また、内見予約の調整とスタッフへの連絡がアプリ上で完結するようになったことで、電話やメールでのやり取りに頼っていたこれまでの運用から、業務の流れがシンプルになった点も特徴です。

他業種でも応用できる可能性

今回の事例は不動産業向けのものですが、「モノの持ち出し・返却状況をリアルタイムに把握したい」「予約管理と通知連絡を一元化したい」というニーズは、業種を問わず存在するのではないでしょうか。

武雄市や嬉野市、鹿島市周辺で、機材の貸し出し管理や設備予約、社内連絡の効率化に課題を感じている中小企業・個人事業主の方にとっても、参考にしていただける取り組みかもしれません。自社の業務フローに置き換えて考えてみると、意外な活用のヒントが見つかることもあります。

よくある質問

このアプリは外部の会社にも提供されているのですか？

今回ご紹介したアプリは、株式会社ソロンの不動産事業部が自社の業務改善のためにAI事業部が開発したものであり、外部のお客様からの受託開発ではありません。ただし、同様の考え方や仕組みを応用したご相談は、AI事業部のコンサルティングを通じて承ることが可能です。

導入にはどのくらいの費用や期間がかかりますか？

費用や期間は、業務内容や連携するシステムの規模によって変わるため、一概にはお答えできません。まずは現状の業務課題やご要望をお伺いした上で、AI事業部が具体的な進め方をご提案する流れになります。

今回の事例のように、日々の業務の中にある「紙やホワイトボードでの管理」「電話やメールでのやり取り」といった手間は、Webアプリやシステム連携によって見直せる可能性があります。株式会社ソロンのAI事業部では、佐賀県周辺の中小企業・個人事業主の皆様に向けて、AI・DXの業務活用に関するコンサルティングを行っており、DX認定（有効期間2026年4月〜2028年3月）も取得しています。

「自社の業務でもこうした自動化ができないか」と気になった方は、お問い合わせフォーム（https://corp.solon-saga.co.jp/contact）からお気軽にご相談ください。