名刺OCR×kintone自動連携で顧客管理の二度入力を解消した事例

佐賀市や武雄市など地域の中小企業・個人事業主の皆様の中には、名刺交換のあとの情報整理に手間を感じている方も多いのではないでしょうか。スプレッドシートに入力したあと、顧客管理システムにも同じ内容を再入力するといった二重作業は、忙しい日々の中で地味に負担になります。今回は株式会社ソロンAI事業部が、自社の業務改善のために取り組んだ「名刺OCRアプリとkintone顧客管理の自動連携」についてご紹介します。

もともとあった名刺管理アプリに機能を追加

AI事業部ではもともと、社員がスマホで名刺を撮影するとAIがOCRで文字を読み取り、内容をスプレッドシートに自動保存する名刺管理アプリを使っていました。今回はこの仕組みに、読み取った名刺データをkintoneの顧客管理アプリへ自動登録する機能を追加しています。スプレッドシートへの保存はそのまま活かしつつ、そこにkintone連携という新しい役割を持たせた形です。

担当者・地域まで自動で紐づく工夫

今回の連携で工夫したポイントは、単にデータをコピーするだけで終わらせなかった点です。名刺を登録した社員のアカウント情報をもとに、kintone側の担当者欄も自動で紐づくように設計しました。

さらに、名刺に記載された住所から市区町村名を自動抽出し、kintoneの地域欄に反映する仕組みも組み込んでいます。嬉野市や鹿島市、久留米市など、地域名が住所に含まれていれば自動で判別できるため、後から地域欄だけを手打ちで直すような作業が不要になります。

片方が失敗しても業務が止まらない設計

自動化の仕組みを追加する際に意識したのが、既存の運用に影響を与えないことです。今回の連携では、kintone側の登録に失敗した場合でも、スプレッドシートへの保存自体には影響しない設計にしています。

これにより、万が一どちらかのシステムで不具合が起きても、名刺情報の記録そのものが失われることはありません。日々の業務で使うツールだからこそ、こうした安心感も大切なポイントだと考えています。

効果と、他の業務への応用イメージ

この仕組みにより、名刺交換した相手の情報を、スプレッドシートとkintoneの両方に同時に登録できるようになりました。同じ情報を2つのシステムに手作業で入力する手間がなくなり、担当者や地域といった項目も自動で埋まるため、登録後の手直しも不要になっています。

この考え方は、名刺管理に限らず応用できる可能性があります。たとえば見積書や申込フォームの内容を別の管理システムへ自動反映するなど、「複数のツール間でのデータ入力の重複」を減らす取り組みは、業種を問わず検討の余地があるのではないでしょうか。

よくある質問

kintoneを使っていない会社でも相談できますか

今回はkintoneとの連携事例ですが、AI事業部ではAI・DXの業務活用に関するコンサルティングを行っており、ノーコードはあくまで手段の一つとして扱っています。現在お使いのツールや業務の流れをお伺いした上で、どのような自動化が可能か一緒に考えることができます。

佐賀県以外の地域からでも相談できますか

AI事業部は佐賀市・武雄市・嬉野市・鹿島市・久留米市など、佐賀県周辺の中小企業・個人事業主の皆様を主な対象としています。地域に根差した業務改善という視点を大切にしながら、AI・DXの活用についてご相談をお受けしています。

名刺管理をはじめとした日々の業務の中に、「同じ作業を二度している」「入力の手間を減らしたい」と感じる場面があれば、それは自動化の第一歩を考えるきっかけになるかもしれません。株式会社ソロンAI事業部では、AI・DXの業務活用に関するコンサルティングを通じて、こうした課題の整理からご相談いただけます。DX認定（有効期間2026年4月〜2028年3月）も取得しており、地域の中小企業・個人事業主の皆様の業務改善を支援しています。

ご自身の業務のどこを自動化できそうか気になった方は、お問い合わせフォーム（https://corp.solon-saga.co.jp/contact）からお気軽にご相談ください。